Ein Antrag liegt in der Freigaberunde: Eine KI-Software soll die alten Projektlaufwerke durchgehen und zu jeder Datei beschreiben, was darin steckt. Die erste Frage lautet, wie viele Stunden das spart. Wer den Antrag gestellt hat, gibt die übliche Antwort: Von Hand hätte das Wochen gedauert. Das stimmt. Nur hätte diese Wochen nie jemand aufgewendet, und die meisten am Tisch wissen das.
Eine Zeitersparnis ist eine Differenz: Aufwand vorher minus Aufwand nachher. Für Arbeit, die ein Unternehmen nie getan hat, fehlt der Vorher-Wert, und jede ehrliche Rechnung zeigt nur Aufwand. So liegt es bei Stammdaten, Lieferantenverzeichnissen, Vertragsablagen und alten Projektlaufwerken: Sie sind über Jahre gewachsen, und niemand hat sie je geordnet, beschrieben und durchsuchbar gemacht. Eine Geschäftsführung oder Bereichsleitung, die nur eingesparte Stunden als Maßstab zulässt, muss ein solches Vorhaben deshalb ablehnen.
Über den Wert des Vorhabens sagt die Null in dieser Rechnung nichts. Der Maßstab misst, wie viel schneller eine bekannte Arbeit erledigt wird. Wo Ihre Leute heute schon Stunden verbringen, etwa beim Abgleichen von Rechnungen oder beim Zusammenstellen wiederkehrender Berichte, ist er der richtige. Ein geordneter Bestand bringt seinen Ertrag an anderer Stelle: Man kann ihn durchsuchen, filtern, mit anderen Beständen zusammenführen und auswerten. Vorher war das zu teuer, deshalb hat es niemand versucht. Welche dieser Verwendungen sich lohnen, zeigt sich meist erst später und an Stellen, an die bei der Freigabe niemand gedacht hat. Bis dahin steht in den Kennzahlen nur der Aufwand, und die gemessene Produktivität sieht zunächst schlechter aus. Wer nur eingesparte Stunden zählt, sieht in dieser Phase einen Verlust und stoppt das Vorhaben, bevor sich der Ertrag zeigen kann.
Dass solche Bestände ungeordnet bleiben, ist aus Sicht jedes Einzelnen vernünftig. Der Aufwand steht fest, der Nutzen ist ungewiss, und keine Abteilung hat eine Kennzahl, die davon abhängt, ob das Lieferantenverzeichnis vollständig ist. Also beantragt kaum jemand das Ordnen, und wer es unterlässt, muss sich nicht rechtfertigen. Kommt doch ein Antrag, fragt das Formular nach eingesparten Stunden und lässt für das einzige stichhaltige Argument keinen Platz: die neuen Verwendungen. Der Antragsteller rechnet dann Wochen vor, die nie gearbeitet worden wären, und die Runde entscheidet über eine Zahl, an die am Tisch kaum jemand glaubt.
Neu ist, wie wenig der Einstieg kostet. KI-Modelle, die Texte und Bilder lesen und beschreiben, laufen inzwischen auch auf Rechnern im eigenen Unternehmen. Ein solcher Rechner kann eine Nacht lang ein Archiv aus vielen Jahren durchgehen, zu jeder Datei beschreiben, was darin steckt, und diese Beschreibung so in die Dateien zurückschreiben, dass sich später darin suchen lässt. Am nächsten Morgen ist ein Bestand nutzbar, der es vorher nicht war. Dafür fallen im Wesentlichen Stromkosten an, und vertrauliche oder personenbezogene Daten verlassen das Unternehmen nicht.
Dieses Vorhaben ist unter drei Bedingungen stichhaltig: Die Arbeit wurde bisher tatsächlich nie gemacht. Der Aufwand ist einmalig und vorab begrenzt. Das Ergebnis besteht eine Stichprobenprüfung. Dann ist ein geordneter Bestand mit einzelnen Ungenauigkeiten mehr wert als derselbe Bestand, in dem niemand etwas findet. Wer es mit dem Satz „Das spart doch keine Zeit“ ablehnt, hat formal recht und entscheidet aus meiner Sicht trotzdem falsch.
Listen Sie die drei größten ungeordneten Bestände in Ihrem Bereich auf und fragen Sie je Bestand, wer ihn nutzen würde, wenn er durchsuchbar wäre. Lassen Sie einen Ausschnitt eines dieser Bestände probeweise über Nacht durchsuchbar machen und prüfen Sie das Ergebnis in Stichproben. Dafür brauchen Sie weder Budget noch Beschluss. Besteht das Ergebnis die Prüfung, benennen Sie einen Auftraggeber, der das Vorhaben für den ganzen Bestand verantwortet, und begründen Sie es als einmaligen, begrenzten Aufwand für einen Bestand, der danach für neue Verwendungen bereitsteht. Die Frage nach eingesparten Stunden behalten Sie für Arbeit, die heute schon Stunden kostet.