Jemand lässt sich die Monatsauswertung von einem KI-Werkzeug schreiben und liest sie durch, bevor sie hinausgeht. Eine Kennzahl ändert er, weil Ihr Unternehmen sie anders rechnet als das Lehrbuch. Einen Vergleich streicht er, der zwei Geschäftsjahre vermischt. Einen Satz nimmt er heraus, der in einer anderen Abteilung Ärger gemacht hätte. Dann schickt er die Datei weiter. Eine Stunde später findet diese drei Änderungen niemand mehr.
Jede der drei Änderungen wendet eine Regel Ihres Unternehmens an: wie eine Kennzahl intern gerechnet wird, welcher Vergleich nicht gezogen wird, welche Formulierung in einer anderen Abteilung schlecht ankommt. In einem Handbuch steht davon meist nichts. Der Mitarbeiter kennt die Regeln aus Erfahrung, und beim Korrigieren hat er entschieden, wie bei Ihnen gerechnet, formuliert und freigegeben wird.
Mit KI liegt dieses Urteil zum ersten Mal schriftlich vor. Das Werkzeug liefert eine Fassung, der Mitarbeiter macht daraus eine andere, und der Unterschied zwischen beiden ist sein Urteil, festgehalten an einem konkreten Fall. Bisher traf er solche Entscheidungen im Kopf, ohne dass etwas davon festgehalten wurde. Das gilt überall dort, wo Ihre Leute KI-Ergebnisse tatsächlich prüfen und ändern, bevor sie sie weitergeben.
So kommt ein Unternehmen an Erfahrungswissen, das sich auf anderem Weg kaum aufschreiben lässt. Bittet man erfahrene Leute, ihr Wissen aufzuschreiben, entstehen Allgemeinplätze: sorgfältig prüfen, Zahlen abstimmen, auf den Ton achten. Ihre Regeln haben sie nicht als Liste im Kopf. Sie erkennen eine Regel erst, wenn ein konkreter Text gegen sie verstößt. Beim Korrigieren von KI-Ergebnissen geschieht das täglich, bei vielen Leuten und an echten Aufgaben.
Verloren geht dieses Wissen, weil die Korrektur als Fehlerbeseitigung gilt. Man zählt sie zu den Kosten der KI, als Zeit, die das Werkzeug noch nicht einspart, und bewahrt sie deshalb nicht auf. Sie bleibt im Gesprächsverlauf, den das Werkzeug für jeden Nutzer einzeln speichert und den niemand wieder öffnet. Verworfene Ergebnisse verschwinden ganz, obwohl auch das Verwerfen ein Urteil ist: Jemand hat entschieden, dass dieser Text bei Ihnen so nicht hinausgehen kann.
Ob das bei Ihnen so ist, zeigen zwei Fragen. Wissen Sie, welcher Anteil der KI-Ergebnisse unverändert verwendet, welcher verworfen und wie viel nachgearbeitet wird? Kaum ein Unternehmen kann das beantworten. Und nehmen verschiedene Leute dieselbe Korrektur immer wieder vor, etwa jeden Monat dieselbe intern anders gerechnete Kennzahl, ohne voneinander zu wissen?
Am wertvollsten an einer Korrektur ist ihr Grund. Was geändert wurde, zeigt die korrigierte Fassung; warum, weiß nur der Mitarbeiter. Ein einziger Satz dazu macht die Regel für andere anwendbar, etwa: „Quartale vergleichen wir nur mit dem Vorjahresquartal." Ohne diesen Satz bleibt ein geänderter Text, aus dem später jemand die Regel erraten müsste.
Dieselben Regeln braucht das KI-Werkzeug. Damit es so arbeitet wie Ihr Unternehmen, muss man sie ihm als schriftliche Arbeitsanweisungen mitgeben, die es bei jeder Aufgabe mitliest. Kein Anbieter und kein Berater kann sie mitbringen, weil sie nur bei Ihnen entstehen. Die Leistung des Werkzeugs lässt sich mieten, die Regeln Ihrer Leute lassen sich nur sammeln. Wer sie nicht sammelt, mietet ein Werkzeug und wartet darauf, dass es von allein besser wird.
Als Führungskraft können Sie das ohne Budget und ohne Projekt anstoßen. Legen Sie eine Sammelstelle an; ein Ordner, ein Kanal im Chatprogramm oder eine Tabelle reicht. Dort landen drei Dinge: KI-Ergebnisse, die unverändert übernommen wurden, solche, die verworfen wurden, und zu jeder Korrektur ein Satz zum Grund. Benennen Sie eine Person, die einmal im Monat hineinschaut. Und planen Sie die Zeit für den Satz zum Grund fest in die Aufgabe ein, denn als zusätzliche Pflicht fällt er unter Druck als Erstes weg.
Dann bekommt Ihr Unternehmen sein Fachwissen zum ersten Mal schriftlich, Fall für Fall und von den Leuten, die es anwenden.